Tecnología y Coaching para Emprendedores

Cómo Trabajar Menos y Rendir Más

productividad-trabajar-menos-y-rendir-mas

Siempre he tenido la tendencia a sobrecargarme de tanto trabajo que llego al burnout o síndrome de agotamiento constante. Es una sensación muy desagradable porque te levantas por las mañanas sintiéndote cansado y por más horas que trabajas sientes que no te da de sí el tiempo, que no rindes. ¿Te ha pasado alguna vez? Ya en Alemania hacía dos carreras a la vez que trabajaba, pero por ese entonces tenía como 10 años menos y, créeme, se nota. Sin embargo, al final llega un momento en que te planteas qué calidad de vida tienes y si de verdad te vale la pena seguir con este estrés de vida que no te deja disfrutar de ningún momento.

En este post quiero compartir contigo cuáles son las causas principales que te llevan a sentirte todo el día agobiado y cansado, así como qué soluciones hay para evitarlo. Confundimos el estar ocupados con el ser productivos y esto nos lleva a un estado de agotamiento constante al no permitirnos el lujo de parar un momento.


Por qué trabajar más no implica ser más productivo

Cuando estudiaba la carrera de Economía no hacía más que ver gráficas del crecimiento marginal decreciente. Los días antes de los exámenes hasta soñaba con ellas. La verdad es que parece de chiste que yo tenga la carrera de Economía porque detesto los números y la analítica (para más inri me especialicé en análisis económico). Así que no te asustes con esta gráfica, porque enseguida te la explico y creo que es muy representativa de lo que nos sucede:

grafica-productividad-en-el-trabajo

En esta gráfica vemos que nuestro rendimiento aumenta a medida que aumentan las horas que le dedicamos a nuestro trabajo. Sin embargo, una vez pasado el umbral del punto B nuestro rendimiento empieza a decaer a pesar de dedicarle más horas. Si aun así seguimos forzando la máquina llegaremos al punto de ruptura, donde nos quemaremos y ya no seremos para nada productivos.

En la gráfica he marcado dos puntos en rojo. Si te fijas, ambos están a la misma altura. Quiere esto decir, que en ambos puntos se está alcanzando un mismo rendimiento. Sin embargo, en el segundo punto estamos dedicando mucho más tiempo de trabajo.

¿Qué significa esto? Que una vez pasado el punto B de la gráfica, las horas que dediquemos no sólo no nos van a producir más, sino que al contrario, van a llevarnos al agotamiento y producirnos el mismo rendimiento que si trabajásemos menos horas.

De esta gráfica podemos sacar las siguientes conclusiones:

  • Menos es más. Una vez alcanzado el óptimo de nuestro rendimiento (punto B) todo el trabajo de más que hagamos sólo servirá para agotarnos y sentirnos agobiados y presionados.
  • Escuchar a nuestro cuerpo. Cuando pasamos del punto B y vamos hacia la segunda cruz roja, estamos entrando en una zona de peligro para nuestra salud física y mental. El cuerpo emite señales para que bajemos el ritmo, como taquicardias, eczemas, insomnios y malestar general. Si sientes algo de esto de manera regular, es que has pasado del punto B.
  • Rendimiento no es igual a trabajo. Tenemos mucho en la cabeza que hemos de trabajar mucho en lugar de pensar en rendir mucho. El tiempo y el rendimiento no tienen una relación lineal como pensamos, sino una como la de la gráfica en que pasado determinado punto por más horas que trabajemos no somos productivos.

A todo esto quizás te estás diciendo que sí, sí, que todo esto está muy bien en la teoría, pero la verdad es que no llegas a todo. Que si la familia, el trabajo, la casa, las obligaciones.. es posible que te pase como a mí, que miras a otros y te parece que todos se organizan mejor y no sabes cómo se lo hacen. Pues bien, te puedo dar algunos consejos que te ayuden a mantenerte en tu zona de equilibrio y productividad (la 2 en la gráfica) sin necesidad de llegar al agotamiento (zona 3 en la gráfica).


Consejos para trabajar menos y rendir más

Consejo #1: Evita el multitarea

evita multitareaVivimos en un mundo dominado por el multitarea. Y si además tienes un negocio online, pues como que ni te cuento. Que si el teléfono, el correo electrónico, las cincuenta redes sociales, los comentarios en el blog, el whatsapp, las alarmas programadas… súmale las citas previas, la gente que se presenta sin avisar, una idea que se te ocurre y que te lleva a la pestaña veinte del navegador… vivimos en un mundo super acelerado en el que o ponemos el freno de mano, o nos va a parecer que trabajamos mucho y rendiremos muy poco.

Aquí entra en juego el divide y vencerás. Cada proyecto, cada cosa que tengas que hacer, ponla en una lista y divídela en todas las subtareas necesarias para realizarlo. Yo utilizo todoist.com, pero tu puedes usar lo que mejor te sirva, desde una Moleskine a una app del móvil como Hightrack.

Una vez hecha la lista, separa lo urgente de lo importante. Tendemos a confundir ambos. Usa un sistema de colores para diferenciarlos. Y una vez hecho esto, márcate prioridades y distribuye las tareas en los días de la agenda. Y sobre todo, comprométete a cumplir tus plazos.

Aquí hay dos puntos clave:

  • Dividir en tareas concretas. No sirve decir “escribir en el blog”, has de concretar más, como por ejemplo: “escribir el post que publicaré el jueves por la mañana”.
  • Fijar cuándo lo vas a hacer. Una tarea sin un momento en la agenda para hacerla es un motivo más de estrés y agobio. Si lo puedes hacer agéndalo, sino déjalo en una carpeta de “tareas para cuando tenga tiempo y me apetezca”.

A partir de aquí, cuando empieces una tarea programada, deja todo lo demás de lado, o verás que al final no adelantas nada y que lo único que acumulas es estrés y cansancio.

De verdad, esto es clave. Porque lo que sucede sino es esto:

Ejemplo 1
Empiezas con la tarea. Te viene una idea a la cabeza y vas al correo electrónico a buscar un email. Justo te acaba de llegar una newsletter que abres por curiosidad. Haces clic y terminas en un blog que te lleva a ir a mirar tu Twitter. Allí ves un tweet que te llama tu atención y te lleva a Youtube.. a los 35 minutos te das cuenta que has estado saltando como un mono de sitio en sitio y no has adelantado nada.

Ejemplo 2
Te dices a ti mismo que hoy sí o sí vas a seguir el programa marcado. Empiezas a hacer lo que tenías pensado, pero a los 5 minutos suena el teléfono. Es un número que no conoces, podría ser un cliente… lo coges y no, es esa mujer pesada que conociste en un curso la semana pasada. No cuelgas por no quedar mal. A los 15 minutos por fin te deja en paz y vuelves, irritado, a la tarea. Y entonces te entra un whatsapp de un amigo que hace tiempo que no sabes nada de él.. otra vez, vuelven a pasar 35 minutos sin hacer nada.

Lo que yo hago es:

  • Poner el móvil en silencio
  • No atender llamadas ni whatsapps.
  • No comprobar el correo electrónico.
  • No mirar las redes sociales
  • Apuntar las ideas que se me ocurren para después.

Así, si me viene la idea de un correo, lo apunto y lo hago cuando finalizo la tarea. No atiendo el teléfono, ni las redes sociales ni nada.. y sabes, cuando hago esto mi productividad aumenta en un 300% y me siento mucho más relajada.

Consejo #2: Trabaja menos horas

trabajar-menosTe puede parecer una broma, pero créeme: no lo es. Si sabes que sólo tienes dos horas para hacer algo, esas dos horas vas a estar como una máquina para que te dé tiempo a hacerlo. Si en cambio sabes que tienes todo el día, te pasarás el día dándole vueltas y no avanzarás casi nada.

Menos es más, no lo olvides. Resérvate un espacio de tiempo para ti todos los días y verás como tu productividad aumenta.

Como dice el refrán: no por mucho madrugar, amanece más temprano. Si sientes que tienes un espacio del día para ti, te sentirás mucho mejor que si tu vida es sólo trabajar, trabajar y más trabajar. Terminas quemado y agobiado. Escoge el mejor momento del día para ti, para mí son las mañanas, porque me encanta ver a todo el mundo corriendo y yo tranquilamente paseando con mi perro, pero eso es ya cuestión de preferencias. Luego cuando todos están con sus familias cenando yo estoy trabajando :-)

No fuerces la máquina, la gráfica del principio lo muestra muy claro, si no te reservas tiempo para ti terminarás quemado. Así que busca ese momento del día en que puedes mimarte un poco y no te programes nada. En ese momento haz lo que más te apetezca, desde leer a meditar, pasear o jugar, lo que quieras. Esto te ayudará a cargar pilas y a ser mucho más productivo.

Consejo #3: Escucha a tu cuerpo

El otro día me levanté con eczema, taquicardia y un pinzamiento en las cervicales. A mi cuerpo sólo le faltaba emitir rayos X por los ojos para que yo captara su atención de que algo no iba bien. El problema está en que vivimos en una sociedad donde tener ansiedad se ve normal. El que se ve raro es el que lleva una vida zen y tranquila. De este llegamos a pensar que es un gandul o alguien que se lo puede permitir, porque nosotros estamos demasiado ocupados.

terminar en el hospital por agotamientoLuego pasan los años y te ves en un hospital. Y como siempre, sólo valoramos la salud cuando la perdemos. Y hasta ese día no hemos tenido en cuenta todas las señales que nos manda nuestro cuerpo. ¿No sería más inteligente parar el ritmo y hacerle caso? Mi padre murió con 57 años y mi madre con 67 años, tengo claro que si llevo el ritmo de vida de estrés que marca nuestra sociedad terminaré como ellos. Y bueno, tampoco es que me de miedo la muerte, pero ambos sufrieron al final de sus vidas y yo no quiero pasar por ese sufrimiento. Así que prefiero escuchar a mi cuerpo y bajar el ritmo :-)

Escucha a tu cuerpo antes de que sea demasiado tarde. Diferencia lo urgente de lo importante, lo superfluo de lo relevante. Da un espacio a cada cosa y hasta donde llegues. Si tu agenda está demasiado llena, en lugar de comprarte otra, vacíala. Tú eres lo más importante que tienes, de nada te servirá todo tu sobreesfuerzo si te lleva a un hospital. Si el cuerpo emite señales de alarma, hazle caso y baja el ritmo. De nuevo, recuerda: menos es más.


Te toca a ti…

Ahora te toca a ti ponerte manos a la obra. Coge ahora mismo una hoja de papel, un documento Word o lo que te dé la gana y haz una lista de todo lo que tienes que hacer. Marca las prioridades del 1 al 3. Pon etiquetas de si son urgentes, importantes, las dos o ninguna de ellas. A partir de aquí, ordena la lista. Divide entonces las tareas en cosas concretas que puedas realizar y ponlas en la agenda. Aquellas que no son ni urgentes ni importantes directamente bórralas de tu vida. Evita el multitarea, fíjate en el tiempo que realmente necesitas para cada una. Y guarda un espacio en tu agenda para ti, lo más importante que tienes en el mundo (porque aunque tengas hijos, si tú no estás, ellos serán los que lo sufrirán).

Recuerda, todo es cuestión de prioridades. Si te ha gustado el artículo o se te ocurren más estrategias para trabajar menos y rendir más deja un comentario. Y como siempre, comparte este post en las redes sociales :-)

Un abrazo!


Comentarios

  • Pablo

    Excelente razonamiento, en un país que en donde prima la cultura del presentismo.

    • eSandra

      Gracias Pablo, verdaderamente se confunde el estar presente con el ser productivo. Yo viví 5 años en Alemania y las cosas eran muy distintas, lo habitual allí es a las 4.30 o 5 terminar tu jornada laboral, porque se favorece la productividad y no tanto el pasar 50 horas en tu silla sin moverte..

      un abrazo!
      Sandra

  • Gustavo

    La verdad es que en este artículo estás describiendo mi día a día, te agradezco mucho todo lo que has escrito.
    Estoy poniéndolo en práctica desde YA… por eso dejo de escribir y cierro la web :)
    Te leo siempre. Saludos.

    • eSandra

      jajaja, estupendo Gustavo, vale la pena, rendiremos más y trabajaremos menos :-)

      un abrazo!
      Sandra

  • Román

    Excelente artículo, seguro que me ayudará.
    Saludos

  • Maite

    Genial, tienes toda la razón.
    Hay que cumplir los propositos y no divagar, que nos perdemos en 1 metro cuadrado y sin levantarnos de la silla.
    Gracias una vez más por hacernos ver la realidad y ayudarnos a avanzar.

    • eSandra

      jajaja, Maite, que bueno lo de que nos perdemos en 1m2 sin levantarnos de la silla!! Pues sí, y lo bueno es que la tendencia permanece.. falta simplemente tomar conciencia y cada vez que lo hacemos y nos damos cuenta, volver a lo que estábamos haciendo :-)

      un abrazo!
      Sandra

  • Excelente artículo

    Me encantó este artículo. Me pasa muy a menudo. Sin duda bajo este contexto, “menos es más”. Y muy importante, recordarse uno mismo siempre que: “Somos lo más importante que tenemos”. Abrazos!

    • eSandra

      Muchas gracias! La verdad es que es algo que debemos recordarnos a diario, porque tenemos tendencia a funcionar en modo piloto automático y en cuanto bajamos la guardia volvemos a las andadas, jeje :-))

      un abrazo!
      Sandra

  • Ramón

    Tu escrito me ha cambiado la vida, pues en verdad que no habia reparado en cosa tan sencilla como apagar el móvil, pues el sentido de la responsabilidad, me hace pensar que pueden precisar de mi. Espero mejorar y optimizar mi rendimiento, pues tu artículo está tan bién argumentado y con una lógica tan aplastante que en verdad, merece toda mi consideración y de todos aquellos afortunados que puedan leerlo. Te felicito.

    • eSandra

      Hola Ramón!

      muchas gracias por tus palabras, siempre ilusiona ver que mis posts ayudan a otras personas :-))

      yo en lugar de apagar el móvil lo pongo en modo “no molestar”, de modo que no suena si no es una llamada de los contactos que tengo en los favoritos de mi iPhone. También lo tengo programado para que si alguien llama dos veces seguidas en menos de tres minutos sí que salte la llamada, pues si es una urgencia quiero estar disponible. Estas funcionalidades del iPhone facilitan mucho la vida :-)

      Gracias por comentar, ¡nos seguimos leyendo!

      un abrazo!
      Sandra

  • Fabián

    Genial tu artículo. Citaré lo siguiente:

    Una vez le preguntaron a un filósofo qué es lo que a él más le sorprendía de la humanidad y respondió: “Las personas que pierden la salud para ganar dinero luego pierden el dinero para recuperar la salud, y por pensar ansiosamente en el futuro olvidan el presente, de tal forma que acaban por no vivir ni en el presente ni en el futuro, viven como si nunca fuesen a morir y mueren como si nunca hubiesen vivido”.

    PD: Me encanta tu sitio web!
    Saludos

    • eSandra

      Hola Fabián!

      Buenísima la reflexión de este filósofo, ¡qué gran verdad! Hemos de empezar a vivir el momento presente, y diferenciar trabajo de resultados :-)

      un abrazo!
      Sandra

  • César Gabriel

    Hola Sandra…

    Desde hace algún tiempo soy un seguidor de David Allen y su filosofía “Getting Things Done”: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer… Evernote y Remember The Milk se adaptan perfectamente a mi estilo de vida y me permiten tener la mente despejada y ser más productivo…

    También aplico la “Técnica del Tomate (The Pomodoro Technique)” para optimizar el tiempo que dedico a realizar mis actividades diarias… Esta técnica consiste en concentrarse exclusivamente en una tarea durante 25 minutos más un descanso corto de 5 minutos (equivalente a “1 tomate”); cada “4 tomates” me tomo un descanso largo de 15 o 20 minutos… Existe una aplicación descargable gratuita llamada FocusBooster diseñada específicamente para aplicar esta técnica…

    La combinación de “GTD y Pomodoro” me permiten realizar mis tareas y cumplir con todo lo que tengo programado… Mi productividad no será del 100% pero he logrado vencer la tentación de sucumbir a la procrastinación…

    Te leo desde la “época” de Creativasfera…

    Saludos desde Lima, Perú… ¡Abur!

    • eSandra

      Hola César,

      muchas gracias por comentar. La verdad es que yo no podría aplicar la técnica del tomate, porque cada vez que entrara en flujo con una actividad la habría de interrumpir, y eso me mata, jajaja… lo importante es que cada uno se conozca a sí mismo y aplique la técnica que más le ayude. Gracias por compartir aquí esta técnica, pues seguramente a más de uno le servirá.

      un abrazo!
      Sandra

  • Norbelia

    Mensaje divino!!
    Que suerte tengo de seguirte .Si vieras la cara de agotamiento que tengo ahora mismo…
    Una vez más GRACIAS. Me encantan tus escritos, reflexiono ,aprendo y me divierto muchísimo( eso de la llamada de la “compi” de curso pesada jajaja que bueno por Dios).
    Hoy me tomo un break time, así alejo la hipertensión ,las migrañas y sobre todo la cara de medio frita
    Un abrazo

    • eSandra

      Hola Norbelia!

      gracias a ti por tu mensaje, siempre alegra leer estas cosas :-)))

      un abrazo y ánimos!!
      Sandra

  • marta

    Que bonito escribes!! Me encanta
    Yo diría….busca tu forma personal de trabajar.
    Besos

    • eSandra

      Muchas gracias Marta :-)))

      un abrazo!
      Sandra

  • andrea

    Muy buen artículo lo he leido en el momento indicado…mil gracias por hacerme recapacitar y recordar que debo dejar tiempo para mi, no dedicarlo todo al trabajo y sentir que no estas dando resultados. Abrazos

    • eSandra

      Hola Andrea,

      me alegro te haya llegado el artículo en el momento adecuado, es importante no olvidarse de vivir, porque sino poco sentido tiene todo :-)

      un abrazo!
      Sandra

  • edsonmgoz

    Hola Sandra, realmente estoy agradecido por tus palabras y a veces tus ejemplos reflejan la realidad que uno vive, es hora de recapacitar esos aspectos. Aprovecho para felicitarte y tambien agradecerte por el curso de productividad que me anda cambiando la vida desde ya, tus consejos son muy valiosos, estoy suscrito al newsletter desde ya uuh bastante tiempo y no pierdo de vista tus publicaciones. Éxitos Sandra!!! Un abrazo

    • eSandra

      Hola Edson!

      gracias a ti también por tomarte el tiempo de comentar mis posts, siempre me alegra el día leerte! Me alegro que el curso de productividad te ayude, le he dedicado mucho tiempo a planificarlo y organizarlo, he mirado de quitar todo lo que es superfluo e ir directa al grano :-)

      un abrazo!
      Sandra

    • edsonmgoz

      Y te digo que lo hiciste bastante bien, ya lo repase dos veces porque siento que esos consejos están ayudando a forjarme 8-)

      • eSandra

        gracias Edson, me alegro te haya servido :-)

  • Ariel

    Y pensar que siempre tenía el concepto de multitarea como algo productivo! Es verdad que hacer varias cosas a la vez genera en ocasiones más ansiedad, me parece un buen método anotar algo que se cruza por la cabeza y dejarlo para después. Lograr el foco en la actividad que es importante es fundamental, aunque a veces se dispersa o se cae en una terrible laguna. Creo que es necesario tener un método, ser disciplinado y combinar horas de productividad con tiempo de ocio. Es tan difícil estar concentrado con tantas demandas sensoriales por todos lados!
    Un gusto leerte!

    • eSandra

      Pues sí, cuando nos centramos en una sola cosa a la vez aumenta nuestra productividad y disminuye nuestro estrés :-)

  • edwin rivera

    exelente post felicitaciones , lo tomare y lo llevare a la practica

    • eSandra

      me alegro te sirva:-)

  • Andres Dominguez

    Excelente articulo, escribir es lo tuyo!

    • Sandra

      Gracias! Me encanta escribir :-D

  • Ysrael

    No sabes cuánto te agradezco el haberme permitido el acceso a tu curso. Ya vi una parte y está interesantísimo y estoy seguro que nos cambiará la forma de hacer las cosas.
    Gracias por ser tan noble de compartir gratuitamente con nosotros un curso que, ya me imagino, te debe haber costado mucho esfuerzo, tiempo y, por ende, dinero.

    Felicitaciones!!!
    Muchas Bendiciones Sandra y que sigan tus éxitos !!!!!!!!!!!! :)