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Las fases de la negociación

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En toda negociación existen diferentes etapas a las que, según el interlocutor y el contexto, a unas les dedicamos más tiempo y atención y otras menos, variando en cada una de las negociaciones que llevamos a cabo. Sin embargo, hay un esquema básico a nivel del orden en que suceden estas etapas, es el llamado ciclo de negociación:

  1. Planificación
  2. Negociación propiamente dicha
  3. Evaluación
  4. Acuerdo
  5. Compromiso

Fase de planificación

La mayoría de nosotros no somos conscientes de la etapa previa a la negociación y nos lanzamos de cabeza a negociar. Esto es un error, pues cuantos más recursos invirtamos en la fase de planificación, más fácil nos será conducir la negociación de manera óptima, pues estaremos preparados para todo lo que se pueda presentar en la negociación. Además, el negociador que no se prepara ante las posibles alegaciones de su interlocutor, parte de una posición rígida, lo que le pone en desventaja en la fase de negociación.

En esta etapa es importante tener en  cuenta toda la información que necesitamos recopilar para llevar a cabo una negociación de éxito, todos los inconvenientes que nos pueda poner nuestro interlocutor, con lo que es importante tener presente todas las diferencias que podamos tener con él, y cuáles son las alternativas que podemos plantear en función de como se vaya desarrollando la negociación. Así, es importante tener una estrategia inicial que podamos ir amoldando a medida que la negociación avanza, en función de los temas que salgan a tratar.

A nivel práctico, vale la pena realizar un DAFO nuestro y de nuestro interlocutor y establecer los Minimax (precio mínimo y máximo a negociar). El DAFO es un análisis de los puntos fuertes y débiles nuestros y del entorno, en el que la D (debilidades) y la F (fortalezas) se refieren a nosotros mismos y la A (amenzas) y la O (oportunidades) del entorno.

La fase de planificación nos ayuda a tener en cuenta los puntos de vista de la otra parte así como a resolver los conflictos que puedan surgir durante la negociación.

Fase de negociación

Al principio de la fase de negociación se procede a la  toma de contacto, en la que  lo que interesa es crear un clima de confianza así como crear las bases de la negociación.En este momento es muy importante no mostrar agresividad ni entrar de lleno en la negociación, pues es imprescindible crear antes un clima de confianza, pues de otro modo, la negociación puede irse a pique. Así, es importante mostrar una actitud flexible y abierta, para posteriormente entrar en la fase de planificación. Cuanto mejor hayamos preparado la negociación en la fase anterior, más fácil nos será aquí llevarla a cabo.

En esta fase,  ambas partes definen sus posiciones, detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas.

Básicamente, toda negociación se caracteriza por una serie de ideas, metas o intenciones que son semejantes, si no idénticas para todos los participantes en la negociación. Son los denominados intereses comunes.

Frente a ellos, como cabía esperar, existen discrepancias, distintas visiones acerca de los hechos o los acuerdos que se pretenden alcanzar. Son los denominados intereses en conflicto.

Para reforzar y argumentar sus posturas, los implicados en una negociación emplean distintos soportes: desde material escrito, gestos, ademanes, tono de voz, material informático, etc.,  y se utilizan diferentes tácticas para intentar lograr una posición ventajosa frente a la otra parte.

Fase de evaluación

En esta fase estimamos en que posición estamos dentro del proceso de negociación. Cada una de las partes ha presentado sus propuestas y fijado sus posturas. En esta fase, se trata de parar y reflexionar, analizar las posturas y propuestas de ambas partes, ver si es posible plantear alternativas de mayor acercamiento y decidir si es posible cerrar o no la negociación.

En esta fase las partes hacen una evaluación conjunta de si es posible acercar posiciones y cerrar la negociación. En este punto, se puede llegar a un acuerdo, o bien interrumpir o abandonar la negociación al ver que ambas posturas no son compatibles.

Fase de acuerdo

En el caso de llegar a un acuerdo, es importante plasmarlo por escrito, firmado por ambas partes, a fin de no encontrarnos con posteriores sorpresas. Así, nos ahorramos problemas futuros y discusiones evitables.

A la hora de manifestar nuestra alegría por el acuerdo, es muy importante hacerlo de manera controlada y siempre en función del contexto y el carácter de nuestro interlocutor, pues podemos crear recelo y desconfianza cara a una futura negociación.

Fase de compromiso

En esta fase, las partes deben comprometerse a llevar a cabo lo acordado, en los términos establecidos en el acuerdo formulado por escrito.  Para incentivar el compromiso de ambas partes, se puede incluir en el acuerdo un sistema de premios o multas, que premien el cumplimiento de plazos o bien penalicen el no cumplimiento.